IATF – Otomotiv Endüstrisinde Uzaktan Denetimler

Pandemi sürecinde yönetim sistemlerinin saha denetimlerini yerinde gerçekleştirmek genellikle mümkün olmuyor veya çok kısıtlı ölçüde gerçekleştirilebiliyor. Fakat normal bir yerinde denetimin neredeyse imkansız olduğu zamanlarda bile sertifikaların geçerliliğinin korunması ve planlı denetimler yapılması gerekmektedir.

Uygun bilgi ve iletişim teknolojilerinin kullanılması ve yönetim sistemleri denetimi için uluslararası geçerliliğe sahip kılavuz ISO 19011: 2018, uzun süredir birçok alanda yerinde denetime alternatif olacak uzaktan denetimlerin gerçekleştirilmesine oldukça yardımcı olmaktadır.

IATF Ve Uzaktan Denetimler

Bu alternatif denetim yöntemi, yaklaşık yedi ay öncesine kadar uluslararası otomotiv standardı IATF 16949 için kabul edilmedi. Ancak Ekim 2020’de IATF, en azından geçici olarak mevcut duruma adapte oldu ve IATF 16949 için “Koronavirüs Pandemi Önlemleri (COVID-19) – Revizyon 5” ile uzaktan denetimler gerçekleştirmek adına uygun ön koşullar oluşturdu. Ancak uzaktan denetim olanakları, ISO 9001 Kalite Yönetimi veya ISO 27001 Bilgi Güvenliği gibi ISO yönetim sistemi standartlarına kıyasla oldukça sınırlı.

IATF uzaktan denetimi gerçekleştirmenin temel koşullarından biri, doğrudan COVID-19 pandemisiyle açıkça ilişkili nedenlerle yerinde denetim gerçekleştirmenin mümkün olmamasıdır. Yalnızca bu durumda, DQS gibi belgelendirme kuruluşları, IATF spesifikasyonlarına uygun olarak uzaktan denetim gerçekleştirme yetkisine sahiptir. Uzaktan denetimlerin gerçekleştirilmesindeki en önemli etken, amaçlanan veya izin verilen denetim periyotlarının aşılmasını engellemektir.

Otomotiv sektöründe ayrıca, uzaktan IATF denetiminin planlanmış olması durumunda pandemi nedeniyle kapatılan veya kısmen üretimi durduran tesisler için özel düzenlemeler de vardır. Ancak bu durumda belgelendirme kuruluşu, koşulları değerlendirebilmek ve gerekirse yeni bir tarih belirleyebilmek için müşteriden gerekli bilgileri almalıdır. IATF’e, başlangıçta planlanan denetimin iptal edildiği de bildirilmelidir.

Uzaktan Denetimlerin Performansı

Uzaktan denetimler, otomotiv yönetmeliği IATF 16949’a göre, üretim tesisleri ve uzaktan destek lokasyonları için mümkündür ve aşağıdaki denetim türleri için izin verilir:

  • İlk belgelendirme denetimleri (Aşama 1 ve Aşama 2). Aşama 2 denetimi uzaktan yapılırsa, sertifikanın geçerlilik süresi on iki ayı geçmemelidir, sertifika geçerliliği bir gün önce sona erer. Bir sonraki denetim yeniden belgelendirme denetimi olarak kabul edilir.
  • Gözetim denetimleri
  • Yeniden belgelendirme denetimleri
  • Transfer denetimleri
  • Özel denetim olarak adlandırılan diğer denetimler.

Belgelendirme kuruluşu, IATF uzaktan denetimi için aşağıdaki ilkeleri uygulamalıdır:

  • IAF ID 12 – Uzaktan Değerlendirme İlkeleri
  • IAF MD 4 – Bilgi ve iletişim teknolojilerinin (ICT) denetim ve değerlendirme amacıyla kullanımına ilişkin bağlayıcı döküman
  • “Koronavirüs Salgını Önlemleri (COVID-19) – Revizyon 5” Ek A – IATF uzaktan denetimleri için gereksinimler

IATF Denetimi Uygulama Olanakları

  • % 100 yerinde
  • Kısmen uzaktan (uzaktan denetim) ve kısmen yerinde
  • % 100 uzaktan

Denetim günlerini belirlerken, uzaktan denetimden kaynaklanan ek süre dikkate alınmalıdır. “Koronavirüs Salgını Önlemleri“nde IATF, IATF 16949 uzaktan denetimlerinin ve planlamalarının, (örneğin kullanılan teknolojinin ilgili mevzuata veya prosedüre uygun olup olmadığını belirlemek için) gerektiğinde izlenebileceğine (şahitlik edilebileceğine) işaret etmektedir. Ancak, şahitlik denetimi kapsamında bu gözlem reddedilemez.

IATF Uzaktan Denetimleri İçin Denetçi Yetkinliği

Öncelikli olan, uzaktan denetimde yer alan herkesin yeterli yetkinliği ve becerisidir. Denetçiler ve firma yetkilileri, kullanılan elektronik altyapıyı istenilen sonuçlara ulaşılacak şekilde kullanmalı, denetim sonuçlarının da anlamlı ve objektif olması sağlanmalıdır.

Bu nedenle uzaktan IATF denetimi gerçekleştiren denetçiler, söz konusu şirketi ve oradaki hakim havayı, örneğin geçmiş bir yerinde denetimden bilmelidir. Ek olarak, uzaktan denetim bazen yerinde denetimden farklı sorgulama teknikleri gerektirdiğinden, denetçiler kapsamlı deneyime ve uzaktan denetim rutinine aşina olmalıdır.

Diğer temel hususlar ve özel gereksinimler şu şekilde özetlenebilir:

  • Anlaşmazlık veya kritik olarak değerlendirilmiş bir olay (uygunsuzluk) olmamalıdır.
  • IATF uzaktan denetimindeki katılımcı sayısı sınırlı olmalıdır.
  • “Oturumlar” en fazla iki saat planlanmalı ve ardından mola verilmelidir. Bu prosedür gereklidir, aksi takdirde bazen alışılmadık bir durumda konsantrasyon sağlanamayabilir. Uzaktan denetimin planlanması için, sahadaki geleneksel IATF denetimine kıyasla biraz daha uzun bir süre öngörülmelidir.

Uzaktan Denetimlerin Avantajları

  • Seyahat süreleri önemli ölçüde azalır.
  • Dünyanın her yerinden, uzmanlar aynı anda dahil olabilir.
  • Denetçiler ve çalışanlarınız için kişisel riskler en aza indirilir. Örneğin; güvenlik ve sağlık gibi.
  • Giriş kısıtlamaları engel teşkil etmez.
  • Veri toplama ve veri analizi arasındaki gecikme en aza indirilebilir.
  • Kesinti durumunda yüksek esneklik sağlanabilir.
  • Azaltılmış CO2 emisyonları ile sürdürülebilirliğe katkı sağlanır.

Kullanılan İletişim Teknolojisi Özellikleri

Uzaktan yapılan tüm denetimlerde kullanılan Bilgi ve İletişim Teknolojisi (BİT) özel bir rol oynar. IAF MD 4:2018 dökümanı bu konuda bağlayıcı niteliktedir. Döküman, IAF (Uluslararası Akreditasyon Forumu) tarafından yayınlanır ve BİT kullanımının temel küresel yönlerini düzenler.

IATF denetimlerine ek olarak, ISO yönetim sistemi standartlarının belgelendirilmesine yönelik diğer tüm denetimleri de etkileyen temel gereksinimler şunlardır:

  • Elektronik olarak iletilen bilgilerin güvenliğini ve gizliliğini sağlamak.
  • Denetçi ve müşteri arasında BİT kullanımına ilişkin uzlaşma.
  • BİT ile ilgili olarak denetçi tarafından risklerin ve fırsatların belirlenmesi. Bu her şeyden önce bilginin geçerliliğini ve tarafsızlığını içerir.
  • Gerekli elektronik altyapının kullanılabilirliğinin sağlanması.
  • İstenilen sonuçların elde edilebileceği şekilde, BİT kullanan herkesin yetkinliği ve becerisi.

Aynı zamanda firma yetkililerinin ve denetçilerin ilgili donanım ve yazılımlara (tabletler, web kameraları, WLAN Hub’ları veya WebEx, GoToMeeting, görüntü işleme programları vb. BT araçları) aşina olduğu ve güvenli, istikrarlı bir bağlantı için yeterli bant genişliğinin mevcut olması gerekmektedir.

Otomotiv Alanındaki Diğer Özellikler

  • DIN EN ISO / IEC 17021 – Uygunluk değerlendirmesi amacıyla yönetim sistemlerini denetleyen ve onaylayan sertifikasyon kuruluşları için gereklilikler
  • DIN EN ISO 19011 – Denetim yönetim sistemleri için yönergeler
  • 71 SD 6021 (IAF MD 5) – Kalite ve çevre yönetim sistemlerinin denetimi için denetim sürelerinin belirlenmesine yönelik bağlayıcı döküman
  • 71 SD 6016 (IAF MD 4) – Akredite belgelendirme kuruluşları tarafından yönetim sistemlerini denetlerken bilgisayar destekli denetim tekniklerinin (BDDT) kullanımı için bağlayıcı döküman
  • IATF – Koronavirüs Pandemisi COVID 19’a yanıt olarak yayınlanan küresel feragatlar ve önlemler, Ek A, IATF 16949 için uzaktan denetimlerin gerçekleştirilmesi için gereksinimleri içerir

Sonuç

Uzaktan denetimler, yalnızca bir yıl içinde “yeni bir gerçekliğin” parçası haline geldi ve günümüzde, klasik yerinde denetimlerin en azından kısmen yerini alabilen ve böylece sertifikaların korunmasına yardımcı olan tanınmış denetim yöntemleridir. Bu nedenle uzaktan denetimler, geleneksel yerinde denetimlere önemli bir katkı sağlamaktadır.

Uzaktan denetimlerin uzun süredir ISO standartları için sunduğu olanaklardan, 2020 sonbaharından bu yana otomotiv standardı IATF 16949 için de (en azından geçici olarak) yararlanılabilir. Ancak, yalnızca planlı yerinde denetimlerin pandemiyle açıkça ilişkili sebeplerle gerçekleştirilememesi ve bu durumun sertifikaların geçerliliğini tehlikeye atması durumunda. Ek olarak, uygulama üzerine her zaman dikkatlice düşünülmelidir çünkü her durum uzaktan değerlendirmeye yeterince uygun değildir. Bu nedenle DQS, şirketinizdeki ilgili koşulları, akreditasyon ve yetkililerin gereksinimlerini, ayrıca uygulama ile ilgili riskleri önceden kontrol eder.

Uzaktan denetimler yapılırken, yukarıda geçen standartlarda ve yönergelerde belirtilen özel gereksinimlere uyulmalıdır. Bu spesifikasyonların merkezinde, uzaktan denetimin başarısı üzerinde en büyük etkiye sahip iki husus; kullanılan bilgi ve iletişim teknolojisi (BİT) ile ilgili denetçilerin deneyim ve rutinleri vardır.

Uzaktan IATF denetimlerinin planlanması ve yürütülmesine ilişkin ek kurallar bulunmaktadır. Bu, denetimin türüne bağlı olarak verilen sertifikaların süresi için de geçerli olabilir. Gereksinimlerle ilgili ayrıntılara, “Koronavirüs Pandemi Önlemleri (COVID-19) – Revizyon 5” Ek A’da bulabilirsiniz.

Güncel bilgiler için bizi sosyal medyada takip edin!



Bir cevap yazın

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.