Koronavirüs (COVID-19) Sürecinde Uzaktan IFS Değerlendirmeleri

‘’Denetimler belirtilen süre içerisinde gerçekleştirilemediği takdirde sertifika süresi dolar ve sertifika geçerliliğinin saha denetimi yapılamadan uzatılması mümkün değildir.’’
IFS’in resmi açıklamasına göre herhangi bir erteleme veya uzaktan denetim kabul edilemez. Ancak endişelenmeyin, durum her ne kadar zor görünse de alternatifler var. Sürecinizin nasıl devam edebileceği ile ilgili önemli bilgileri aşağıda sizlerle paylaşıyoruz.

Kuruluşların geçici olarak faaliyetlerine ara vermesi veya seyahat kısıtlamaları sebebiyle birçok denetim normal prosedüründe gerçekleştirilememektedir. IFS yaptığı değerlendirme sonucunda, yerinde denetimlerin şu anda sertifikasyon için uygun olan tek denetim türü olduğuna inandıklarını açıkladı ve buna bağlı olarak sertifika geçerlilik sürelerinin pandemi nedeniyle uzatılamayacağına ve sürelerinin dolması gerektiğine karar vermiştir.

Şimdi Koronavirüs sürecinde IFS denetimi olan kuruluşların izlemesi gereken adımlara bir göz atalım.

Denetim iptal edilmeli mi?

İlk olarak denetimin gerçekleştirilip gerçekleştirilemeyeceği netleştirilmelidir. IFS, bu durumdan etkilenen tüm sahaların risk değerlendirmesi yapmasını ve personel dışındaki kişilerin tesise girişine izin verilip verilmeyeceğini değerlendirmelerini önerir. Bu nedenle denetimin gerçekleştirilip gerçekleştirilmeyeceğine karar verirken her saha için hem sağlık risklerini hem de devlet önlemlerini kapsayan risk değerlendirmesi yapılmalıdır. Sonuç olarak üçüncü taraf denetimin mümkün olmadığına karar verilmesi halinde, en kısa sürede belgelendirme kuruluşuna bildirilmeli ve denetim ertelenmelidir.

Sürecin Yönetilmesi Adımları

Belgelendirme kuruluşunun bilgilendirilmesi, IFS veri tabanında yeni oluşturulan bir kutucuğun işaretlendiği anlamına gelir. Böylece IFS veri tabanındaki tüm kullanıcılara planlı bir denetimin ertelenmesi gerektiği gösterilecektir. Ek olarak IFS, yorum alanında aşağıdaki bilgileri içerecek şekilde, belgelendirme kuruluşu ile karara varılan durum hakkında bilgilendirme yapılmasını şiddetle tavsiye eder.

  • Erteleme nedeni
  • Üretimin son durumu
  • Ürünlerin güvenliği ve kalitesini sağlamak amacıyla sahada alınan ek önlemler (iç denetimler, personel eğitimleri, istisnai talimatlar gibi)
  • Belgelendirme kuruluşu tarafından alınan ek gözetim tedbirleri
  • Sonraki planlama adımları

Yorumlar kısmını favorilerine ekleyen tüm IFS veri tabanı kullanıcıları yorum alanına girilen bilgileri içeren bildirimler alacaktır. Geçerliliği sona eren sertifikalar, sertifika süresi dolduktan sonra veya yeni bir sertifika ekleninceye kadar 12 ay boyunca veri tabanında görünür olacaktır.

Buradan daha fazla bilgiye ulaşabilirsiniz.

İsteğe Bağlı Çözümler

IFS, bu durumdan etkilenen ancak sertifika süresi dolmasına rağmen tedarik zincirindeki güveni korumak ve iş ortaklarının risk yönetim süreçlerini desteklemek isteyen kuruluşlar için isteğe bağlı çözümler sunmaktadır. Bunlar IFS Uzaktan Değerlendirme ve habersiz GMP yerinde kontrolünü kapsamaktadır.

IFS Uzaktan Değerlendirme ve Yerinde Habersiz GMP Kontrolü Hakkında Bilmeniz Gerekenler

IFS uzaktan Değerlendirme süresi değişiklik gösterebilir ancak en az beş saat, en fazla sekiz saat sürmelidir. Sekiz saatlik değerlendirme süresi art arda iki güne bölünebilir.

Yalnızca online görüşme öncesi denetçiye sunulan doküman veya kayıtlar kanıt olarak kabul edilebilir. Bu dokümanlar şunları içerebilir:

  • HACCP / değişiklikler ve doğrulamalar (temizlik, haşere kontrolü, eğitimler, düzeltici faaliyetler)
  • Mevcut duruma bağlı olarak, hammadde sıkıntısı yaşanma ihtimali yüksek veya tedarik zinciri içerisinde zorluk yaşanabilecek bir ürünün izlenebilirlik testi
  • Geri çağırma / geri çekme dokümanları dahil kriz yönetimi (iş sürekliliği) yönetim sorumluluğu
  • Şikayet yönetimi
  • IFS tarafından belirtilen uzaktan değerlendirme kontrol listesi gereksinimleri

Değerlendirme

Kontrol listesi gereksinimleri; ‘OK’, ‘not OK’, ‘Major’ ve ‘KO’ (knock out) olarak puanlandırılır.

Tüm değerlendirmeler ‘OK’ ise uzaktan değerlendirme başarılı olarak geçilmiş olur.

‘not OK’ değerlendirmeleri için düzeltici faaliyet planı, denetim kuruluşu tarafından onaylanırsa uzaktan değerlendirme başarılı olarak geçilmiş demektir.

‘not OK’ değerlendirmeleri sonrasında belgelendirme kuruluşuna sunulan düzeltici faaliyet planı yeterli bulunmazsa değerlendirme başarısız olarak sonuçlanır. 

‘Majör/KO’ bulunması durumunda değerlendirme başarısız olarak tamamlanmıştır. Takip denetimi mümkün değildir. Başarısız bir uzaktan değerlendirmeden 4 hafta sonra kuruluş tekrar tam bir uzaktan değerlendirme için yeni tarih talep edebilir.

IFS Uzaktan Değerlendirme başarılı değilse ve kuruluşun IFS sertifikası hala geçerliyse, belgelendirme kuruluşu IFS Standartları Bölüm 1, 5.8.1 ve 5.8.2’e göre hareket eder. (IFS HPC Standard 6.8.1 ve 6.8.2)

IFS Uzaktan Değerlendirme başarılı değilse ve kuruluşun IFS GM onay mektubu hala geçerliyse, belgelendirme kuruluşu IFS Global Markets Food 7.6.2.1., Bölüm 1’e uygun bir yaklaşım uygular.

Sonuçların paylaşılması

IFS Uzaktan Değerlendirme sonrasında kuruluş başarılı olup olmadığı durumuna göre, ‘IFS Uzaktan Değerlendirme Sonucu’ mektubunu alır.

Belgelendirme kuruluşu, varsa onaylanmış düzeltici faaliyet planı ile birlikte sonuç mektubunu IFS veri tabanına yükler. ‘Uzaktan Değerlendirme / Doküman Kontrolü’ kutucuğunu işaretleyerek favorilerinize eklerseniz yüklenen dokümanlar hakkında bildirim alabilirsiniz.

Mektup en fazla 6 ay geçerlidir. Mümkün olan en kısa sürede tam bir yerinde denetim gerçekleştirilmelidir. Denetim gerçekleşmesi ile birlikte mektup geçerliliği sona erer.

Diğer standartların Koronavirüs süreci ile ilgili bilgiye mi ihtiyacınız var? Özet bilgilendirmeye buradan ulaşabilirsiniz. Daha fazla bilgi için lütfen bizimle iletişime geçin ve güncel bilgiler için LinkedIn hesabımızı takip edin.



Bir cevap yazın

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.